2018.09.1.1 Urejeno poslovanje z dokumentarnim gradivom (po korakih)
Mirjana Kontestabile Rovis arhivska svetnica
Pri poslovanju z dokumentarnim gradivom je pomembno, da so dokumenti hitro dosegljivi, ter zavedanje, da se bodo nekateri ohranili za vedno. Države so za področja, kjer je nastajalo veliko dokumentov, predpisovale zakonsko regulativo z namenom urejenega poslovanja, področja (npr. šolstvo), kjer je nastajalo manj dokumentov, pa niso sledila tem predpisom. Danes nastaja veliko dokumentacije, uvaja se tudi elektronsko poslovanje, zato je pomembno, da pri poslovanju z dokumenti sledimo Uredbi o upravnem poslovanju (UUP, 353/2018 Ur. l. RS), predvsem III. poglavju, ki se navezuje na arhivsko zakonodajo.
V primeru manjšega obsega poslovanja se skušamo Uredbi o upravnem poslovanju približati. Uredba o upravnem poslovanju nalaga poslovanje z dokumenti na način, da bodo urejeni tako v času kot prostoru ter predvsem dosegljivi ob nastanku ter po 10, 20 ter tudi po 60 in več letih. Urejeno poslovanje z dokumenti omogoča pregled nad njimi, dosegljivost, predvsem pa preprečuje polnjenje arhivov (stalnih zbirk ustanov) in s tem njihovo nepreglednost.
Iz stalne zbirke prevzemajo arhivi arhivsko gradivo, ki je kulturni spomenik državnega pomena in kot tak zaščiten z Zakonom o dokumentarnem in arhivskem gradivu ter arhivih (ZVDAGA) ter Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG, 2140/2017 Ur.l.RS), hkrati pa zagotavlja pravno varnost posameznikom. UUP omogoča pravilen in pregleden sistem hrambe dokumentarnega gradiva, ki ga arhivi kasneje prevzamejo in obdržijo, zato se UUP in arhivska zakonodaja navezujeta pri vrstah gradiva, rokih hrambe, zbirkah gradiva, izročanju gradiva arhivu in izločanju gradiva, ki mu je potekel rok hrambe.…
