8.4 Možnosti zagotavljanja notranje revizijske dejavnosti
Simona Žnidar
Pravilnik o usmeritvah določa tri možnosti zagotavljanja notranje revizijske dejavnosti, zato bodo v nadaljevanju predstavljene vse tri možnosti in izpostavljene prednosti in slabosti organiziranja lastne notranje revizijske službe, skupne notranje revizijske službe oziroma zagotavljanje notranje revizijske dejavnosti z zunanjim izvajalcem.
Skladno z ZJF in Pravilnikom o usmeritvah, ki določata obvezo po organiziranju notranje revizijske službe za predlagatelje finančnih načrtov po drugem odstavku 19. člena ZJF za svoje potrebe in za potrebe organov v njihovi pristojnosti, lahko organizirajo notranje revizijsko službo tudi drugi proračunski uporabniki, ki se za to odločijo.
To pomeni, da drugim proračunskim uporabnikom sicer ni potrebno organizirati lastne notranje revizijske službe, jo pa seveda lahko, upoštevajoč kriterije, ki naj jih pri organiziranju notranje revizijskih služb upoštevajo proračunski uporabniki. Ti kriteriji so vrednost in število transakcij, obseg in specifičnost nalog, organiziranost, število zaposlenih, izpostavljenost tveganjem in drugo.
Pri odločitvi za organiziranje notranje revizijske službe ali za zaposlitev notranjega revizorja je potrebno upoštevati zakonodajo na področju zaposlovanja v javni upravi, to je Zakon o javnih uslužbencih (v nadaljevanju ZJU) in Uredbo o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in pravosodnih organih.
Uredba o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in pravosodnih organih v 18. členu izpostavlja notranje revizijsko službo kot službo, ki se ustanovi izven direktorata oziroma sekretariata, ker ustanovitev službe izhaja iz zahtev zakona ali podzakonskega predpisa.
Za organiziranje notranje revizijskih služb ne velja omejitev glede minimalnega števila sistemiziranih delovnih mest, zato se lahko organizira tudi z enim samim sistemiziranim delovnim mestom notranjega revizorja.
Predvideni stroški
Pri izračunu predvidenih stroškov organiziranja lastne notranje revizijske službe oziroma zaposlitve notranjega revizorja je potrebno upoštevati stroške delovnega mesta, kot je to prostor, računalnik, pisarniški material, energija itd., stroške dodatnega izobraževanja, saj se mora notranji revizor stalno strokovno izpopolnjevati (udeležbe seminarjev, konferenc, dnevnice in potni stroški) in stroške plače in drugih izdatkov za zaposlene v notranje revizijski službi pri proračunskih uporabnikih.
Ovrednotene koristi
Pred pričetkom dela notranjega revizorja je težko ovrednotiti koristi, ki jih ima proračunski uporabnik ob zaposlitvi notranjega revizorja. Lahko se jih le oceni, glede na to, da notranji revizorji dajejo zagotovilo, da notranje kontrole izpolnjujejo cilje notranjega kontroliranja in da se tveganja obvladujejo na še sprejemljivi ravni.
Napisano pomeni, da dajejo notranji revizorji za področje, ki so ga revidirali zagotovilo za urejeno in smotrno poslovanje, ki omogoča doseganje zastavljenih ciljev in kakovostne storitve v skladu z nalogami proračunskega uporabnika. Da dajejo zagotovilo za varovanje sredstev pred izgubo zaradi malomarnosti, zlorab, zaradi slabega upravljanja, napak in poneverb, ter drugih nepravilnosti. Da dajejo zagotovilo za poslovanje v skladu z zakoni, drugimi predpisi in navodili vodstva, dajejo zagotovilo za obdelavo, vodenje in shranjevanje zanesljivih računovodskih in drugih podatkov ter za točno in pregledno poročanje.
Dejstvo pa je, da proračunski uporabnik z zaposlitvijo notranjega revizorja zadosti zakonsko zahtevo po vzpostavitvi in delovanju ustreznega sistema finančnega poslovodenja in kontrol ter notranjega revidiranja, ki je določen v 100. člena ZJF. Ne zagotavljanje le tega je v 108. členu ZJF opredeljeno kot lažja kršitev.
Zaposlitev
Če je odločitev o zaposlitvi notranjega revizorja ali ustanovitvi službe pozitivna, potem proračunski uporabnik ustrezno spremeni interni akt o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest ter sistemizira novo delovno mesto notranjega revizorja. Pri tem upošteva Uredbo o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in pravosodnih organih. Skladno z ZJF in ZJU izvede javni natečaj za prosto delovno mesto in zaposli notranjega revizorja.
Skladno s Pravilnikom o usmeritvah pripravi notranji revizor svoj pravilnik o notranji revizijski službi in oceno tveganj na podlagi katere pripravi strateški in letni načrt. Strateški in letni načrt potrdi predstojnik proračunskega uporabnika.
Potrebna vsebina internega pravilnika o delovanju notranje revizijske službe
Vodja notranje revizijske službe pripravi pravilnik o delovanju notranje revizijske službe, ki poleg pravnih podlag za sprejem pravilnika ureja še vzpostavitev, namen, organiziranje in delovanje notranjega revidiranja ter pooblastila in odgovornosti izvajalcev notranjega revidiranja. Določila pravilnika morajo biti skladne z določili Pravilnika o usmeritvah in Usmeritvami za državno notranje revidiranje.
Poglavja pravilnika
Priporočljivo je, da je pravilnik razdeljen na več poglavij in da vsebuje splošne določbe, namen in cilji notranjega revidiranja, področje dela notranjega revidiranja, proces in postopki notranjega revidiranja, poročanje notranje revizijske službe, zagotavljanje in izboljševanje kakovosti, organiziranost, pooblastila in odgovornosti izvajanja notranjih revizij, poročanja in druge dolžnosti vodje notranje revizijske službe.
Splošne določbe
Splošne določbe naj opredeljujejo vzpostavitev službe, predstavitev funkcije notranjega revidiranja in namen notranjega revidiranja ter še posebej naj izpostavijo neodvisno in nepristransko delovanje notranjega revizorja. Opredeli naj se tudi področje dela notranjega revizorja in zagotovila, ki jih daje notranje revidiranje in odgovornost ter pooblastila, ki jih ima notranji revizor. Še posebej podrobno naj se opredelijo naloge dejavnosti notranjega revidiranja.
Procesi in postopki
Skladno z notranje revizijskimi standardi je potrebno opredeliti tudi svetovalne storitve, ki so tudi sestavni del funkcije notranjega revidiranja in so vključene v strateški in letni načrt revidiranja. Svetovanje mora tako prispevati k boljšemu obvladovanju tveganj in izboljšanju notranjih kontrol.
Poglavje proces in postopki notranjega revidiranja naj skladno s Pravilnikom o usmeritvah in Usmeritvami za državno notranje revidiranje podrobno opredeli obveze vodje po načrtovanju strateškega in letnega načrta in načrta izvajanja posamezne revizije, ki naj vsebuje cilje notranje revizije, ki temeljijo na ugotovljenih tveganjih, obseg notranje revizije, razpored dejavnikov,…
