Knjigovodske listine o stanju in gibanju zalog materiala

4.5.2.2 Knjigovodske listine o stanju in gibanju zalog materiala

Tomaž Glažar

V okviru knjigovodstva materiala spremljamo in popisujemo nabavo, uporabo in izločanje neuporabnega materiala. Material se v podjetju pojavlja kot zaloga v za to organiziranih skladiščih. Podlaga za popisovanje in spremljanje zalog materiala so knjigovodske listine, ki so sestavljene v podjetju in tako spadajo v notranje knjigovodske listine. Vsebovati morajo najmanj:

• Datum spremembe stanja zalog materiala;

• Opis poslovnega dogodka;

• Količinsko spremembo materiala;

• Ceno po kateri se vodi sprememba stanja materiala;

• Skupno vrednost spremembe.

Knjigovodske listine, ki spremljajo spremembe v zalogah materiala in so podlaga za knjiženje v materialnem knjigovodstvu so:

• Prejemnica – opisuje prejem v skladišče materiala;

• Prenosnica – opisuje prenos materiala med skladišči;

• Oddajnica ali izdajnica – opisuje izdajo materiala iz skladišča materiala;

• Vračilnica ali povratnica – opisuje ponovni prejem v skladišče materiala (npr. iz proizvodnje);

• Izločilnica – opisuje izločitev materiala iz skladišča materiala zaradi nepotrebnosti ali zastarelosti;

• Odpisnica – opisuje odpis celote ali dela vrednosti materiala;

• Izničnica – opisuje uničenje oziroma izločitev materiala, ker je neuporaben in ga ni možno prodati.

  • Prejemnica materiala

Dobavnica ni knjigovodska listina

Ko naročnik prevzame material, ob tem praviloma podpiše in prevzame izvod dobavnice. Dobavnica ni knjigovodska listina, ker dokazuje samo to, da je dobavitelj predal, naročnik pa prevzel pošiljko materiala. Pri tem niti ni potrebno, da je na dobavnici zabeležena vrednost materiala. Velikokrat je na dobavnici drugačna količinska enota, kot tista po kateri se vodi zaloga.

Na osnovni dobavnice in možnega komisijskega pregleda prevzetega materiala se izdela prejemnica materiala. Prejemnica materiala vsebuje tudi znane odvisne stroške nabave, kot so na primer prevoz, carine in druge uvozne dajatve ter DDV, ki ga ne moremo vključiti v vstopni DDV. Prejemnica mora vsebovati najmanj sledeče podatke:

• Datum prevzema;

• Vrsta in šifra materiala;

• Količina in cena materiala;

• Odvisne stroške nabave;

• Predpisane dajatve;

• Celotna vrednost prejete pošiljke;

• Dobavitelj;

• Ime in podpis skladiščnika, ki je prejemnico sestavil.

Evidentiranje

Na osnovi prejemnice v računovodstvu evidentirajo prejem materiala v ustrezne temeljne knjige (dnevnik in glavno knjigo) in pomožne knjige materialnega knjigovodstva. K prejemnici kot temeljni knjigovodski listini je potrebno priložiti tudi druge listine, ki dodatno pojasnjujejo podatke na prejemnici, kot so zapisnik o prevzemu materiala, dobavnica, tovorni list, carinska deklaracija in podobno.

Obveznosti za nezaračunani materal

Prejemnica v poslovnih knjigah povzroči povečanje zalog materiala v skladišču (konto 310 – v breme) in povečanje obveznosti za nezaračunan material (konto 222 – v dobro). Ker ob prejemu materiala ni nujno, da prejmemo tudi račun, se mora obveznost oblikovati na kontu za nezaračunan material in ne na obveznostih do dobaviteljev. Pri drugih proračunskih porabnikih je vrednost prejetega materiala potrebno evidentirati tudi v breme konta 180 – tekoči odhodki v okviru neplačanih odhodkov in v dobro konta 292 – v naprej vračunani odhodki za obratna sredstva.

Organizacija je prevzela na skladišče material v vrednosti 100 DE.

Določeni proračunski porabniki:

Št.	Dok.	Besedilo	Znesek	V breme	V dobro
1.	PRE	Prejem materiala v skladišče	100	310	222

Konto	Zap. št.	V breme	Zap. št.	V dobro
222 - Kratkoročne obveznosti za nezaračunano blago in storitve			(1)	100
310 - Material v skladišču	(1)	100

Drugi proračunski porabniki:

Št.	Dok.	Besedilo	Znesek	V breme	V dobro
1.	PRE	Prejem materiala v skladišče	100	310	222
			100	180	292

Konto	Zap. št.	V breme	Zap. št.	V dobro
180 - Tekoči odhodki	(1)	100
222 - Kratkoročne obveznosti za nezaračunano blago in storitve			(1)	100
292 - Vnaprej vračunani odhodki za obratna sredstva			(1)	100
310 - Material v skladišču	(1)	100

Prejem materiala pri kooperantu

V imenu naročnika, material lahko prejme tudi neposredno kooperant. V tem primeru količinski prevzem izvede kooperant in o prevzemu obvesti naročnika. Naročnik mora v svojih evidencah vzpostaviti zalogo materiala v predelavi in dodelavi, zato ponavadi odgovorna oseba v nabavi izdela prejemnico materiala pri kooperantu. V tem primeru se poveča vrednost zaloge materiala v predelavi in dodelavi (konto 311 – v breme) in prav tako obveznost za nezaračunan material (konto 222 – v dobro). Pri drugih proračunskih porabnikih je vrednost prejetega materiala potrebno evidentirati tudi v breme konta 180 – tekoči odhodki v okviru neplačanih odhodkov in v dobro konta 292 – v naprej…