4.4.7 E-računi v javnem sektorju
Anica Žgajnar
Elektronski račun (v nadaljevanju e-račun) je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki. Izdan je v standardni elektronski obliki v skladu s predpisanimi tehničnimi in drugimi pogoji.
E-račune namesto v svoj poštni nabiralnik brezplačno prejemate v spletno banko, kjer jih lahko tudi pregledujete in plačujete. Pogoj za prejemanje e-računov je uporaba spletne banke, ki omogoča prejemanje e-računov. Spletna banka je namenjena fizičnim osebam in zasebnikom. Pogoj za uporabo spletne banke je kvalificirano digitalno potrdilo, ki ga izda javni overitelj. Računi so elektronsko podpisani s kvalificiranim digitalnim potrdilom izdajatelja, kar zagotavlja verodostojnost podatkov na e-računu.
Proračunski uporabniki pa prejemajo in izdajajo račune preko spletne aplikacije UJPnet.
Glede na zakonske zahteve mora od 1.1.2015 celotna javna uprava prejemati izključno e-račune. To pomeni, da morajo vsi proračunski uporabniki
- Od 1.1.2015 obvezno prejemati e-račune (razen od dobaviteljev iz tujine) in
- Izdajati e-račune proračunskim uporabnikom
Gospodarske družbe in fizične osebe z dejavnostjo si med seboj lahko izstavljajo račune v papirni ali elektronski obliki, medtem ko morajo proračunskim uporabnikom izdati račun zgolj v elektronski obliki.
Uprava Republike Slovenije za javna plačila (UJP) je enotna vstopna in izstopna točka za izmenjavo e-računov za javni sektor oziroma proračunske uporabnike. Proračunski uporabniki lahko dostavljajo e–račune le prek UJP.
Pravne in fizične osebe pa lahko pošiljajo račune proračunskim uporabnikom na naslednje načine:
- Preko bank, vključenih v medbančno izmenjavo e-računov preko Bankarta
- Preko ponudnikov elektronskih poti s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe
- Preko UJP, kjer je omogočen ročni vnos e-računov za manjše izdajatelje, ki javnemu sektorju pošiljajo največ 5 računov mesečno
Zakonodaja, ki ureja področje e–računov
Izmenjavo e–računov pri proračunskih uporabnikih urejajo naslednji zakoni in pravilniki:
- Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU) (Ur. list RS, št. 59/2010 in 111/2013)
- Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (Ur. list RS, št. 9/11, 109/12, 75/14, 94/14), v nadaljevanju pravilnik o standardih in pogojih
- Pravilnik o načinu izvajanja nalog podpore za spletno plačevanje storitev proračunskih uporabnikov prek sistema spletnih plačil, ki ga upravlja Uprava Republike Slovenije za javna plačila (Ur. list RS, št. 59/10 in 111/13, 92/14 in 75/15)
Poslovanje z e-računi pa urejajo naslednji zakoni in podzakonski akti:
- Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) Uradni list RS, št. 98/04 - uradno prečiščeno besedilo, 61/06 - ZEPT in 46/14)
- Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS, št. 77/2000, 2/2001 in 86/2006).
- Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) (Ur. list RS, št. 30/2006 in 51/14)
- Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) (Uradni list RS, št. 13/11 - uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14 in 90/15)
Specifična področja poslovanja z elektronskimi dokumenti, kot je plačilni promet, delovanje javne uprave, veljavnosti računov v davčnih postopkih, pa urejajo še drugi predpisi in zakonodaja vezana na posamezno vsebinsko področje.
E-računi morajo ustrezati vsem standardom na področju računovodstva, davkov, varnosti, arhivske zakonodaje, omogočeno pa mora biti tudi elektronsko podpisovanje računov.
Zakona o davku na dodano vrednost – ZDDV-1 uvaja enakovredno obravnavo papirnatih in elektronskih računov. V skladu z določbo četrtega odstavka 84. člen ZDDV-1 pa morajo biti pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa v papirnati ali v elektronski obliki zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavljata tudi z naprednim elektronskim…
